Partecipare a una fiera non significa solo “mettere un tavolo e qualche roll-up”: è un investimento strategico per il brand, capace di generare visibilità, contatti qualificati e opportunità commerciali.
Per ottenere risultati concreti, serve una pianificazione precisa e un allestimento professionale.
Ecco la checklist completa con tutte le fasi essenziali per realizzare uno stand fieristico efficace.
1. Definire obiettivi, budget e target
Prima di qualsiasi attività di allestimento, è fondamentale stabilire cosa si vuole ottenere dall’evento.
Definisci:
- il target (nuovi clienti, distributori, mercato estero);
- gli obiettivi misurabili (lead generati, contatti qualificati, appuntamenti, lancio prodotto);
- il budget complessivo, che includa spazio espositivo, progettazione, grafica, logistica, personale e comunicazione pre-fiera.
La pianificazione dovrebbe iniziare almeno 3-6 mesi prima dell’evento.
In questa fase è utile anche selezionare la fiera giusta, valutando affluenza, profilo dei visitatori, costi e allineamento con i tuoi obiettivi.
Infine, definisci KPI e criteri di successo per misurare il ritorno dell’investimento (ROI).
2. Scelta dello spazio e progettazione del layout dello stand
Una volta stabilita la strategia, si passa al contenitore: lo spazio, la posizione e il layout dello stand.
Analizza:
- la posizione nello spazio fieristico (vicinanza a ingressi, zone ad alto traffico);
- il flusso dei visitatori e come canalizzarlo verso il tuo stand;
- la funzionalità interna (accoglienza, demo, area trattative, relax).
Il design deve garantire un flusso naturale di visita e un impatto visivo coerente con l’identità aziendale.
Affidarsi a un fornitore specializzato consente di ottenere rendering 3D, simulazioni e verifiche tecniche prima della fiera, riducendo errori e ritardi.
3. Comunicazione visiva e materiali promozionali
Uno stand deve comunicare il brand in modo chiaro e coerente.
Assicurati che la grafica rispetti i tuoi colori aziendali e che i testi siano leggibili anche da lontano.
Elementi fondamentali:
- fondali e pannelli personalizzati
- totem e monitor
- brochure, volantini e gadget brandizzati
Integra strumenti interattivi come schermi touch, demo live o sistemi di registrazione visitatori.
Ricorda di testare tutto (monitor, audio, rete, software) prima dell’apertura: un problema tecnico può compromettere la performance in fiera.
4. Logistica, montaggio e gestione operativa
Dietro ogni stand di successo c’è una logistica impeccabile.
Prepara in anticipo:
- etichettatura dei colli e trasporto materiali;
- montaggio e smontaggio programmati;
- coordinamento di fornitori e manodopera;
- briefing e turni del personale.
Un fornitore esperto come Extempora Servizi gestisce tutto: dal trasporto al controllo qualità, garantendo la consegna dello stand pronto all’apertura.
5. Durante la fiera: accoglienza e lead capture
Lo stand deve essere vivo e accogliente.
Forma lo staff sullo storytelling aziendale e su come accogliere e coinvolgere i visitatori.
Utilizza sistemi digitali per raccogliere contatti (lead) e monitora il traffico nello stand.
Organizza micro-eventi, demo o consulenze dal vivo: sono ottimi strumenti per aumentare l’interesse e la permanenza dei visitatori.
6. Dopo la fiera: analisi e follow-up
La fiera non finisce con lo smontaggio.
Analizza i risultati:
- numero di contatti generati,
- trattative aperte,
- confronto tra obiettivi e risultati,
- spese rispetto al budget.
Invia email personalizzate di ringraziamento e pianifica azioni di follow-up tempestivo: è qui che si trasformano i contatti in clienti.
Un fornitore serio fornisce anche report post-evento e indicazioni per migliorare la prossima partecipazione.
Affidarsi a un fornitore specializzato
Scegliere un partner esperto in allestimenti fieristici significa avere un unico interlocutore che coordina strategia, progettazione, montaggio e logistica.
I vantaggi sono concreti:
- competenza tecnica e creativa;
- gestione integrata di tutte le attività;
- performance misurabili sui KPI;
- riduzione di costi e imprevisti.
Perché scegliere Extempora Servizi
Extempora Servizi, con sede a Palermo, è il partner ideale per l’allestimento di stand fieristici e l’organizzazione di eventi in Sicilia.
Offre un servizio chiavi in mano, dalla progettazione alla stampa digitale, fino al montaggio in loco.
Grazie alla conoscenza del territorio e alla produzione interna, Extempora garantisce:
- tempi rapidi e costi ottimizzati,
- produzione locale di alta qualità,
- gestione completa dell’allestimento,
- soluzioni personalizzate che valorizzano il brand e massimizzano la resa dell’investimento.
Scegliere Extempora Servizi significa trasformare la partecipazione a una fiera in un’occasione concreta di visibilità e successo commerciale.
